Allgemeines SE-Verwaltervertrag

Die SEV (Sondereigentumsverwaltung) ist die Verwaltung des Sondereigentums der WEG für den Eigentümer der WEG Einheit. Hierbei ist zu beachten, dass die SEV nach dem Mietrecht verwaltet und abgerechnet wird. Bedingung für die Anlage der SEV ist das Vorhandensein einer Liegenschaft, des WEG Verwaltervertrages und der WEG Eigentümerverträge. Weiterhin sind zu der Liegenschaft ein Mietverwaltungsvertrag und ein entsprechender Mietvertrag anzulegen.

Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

Bei der Anlage der Liegenschaft ist unter dem Reiter Zusatzfelder der Haken bei SEV zu setzen.

 

Damit die SE – Weiterleitung später funktioniert, müssen zuvor noch Basisdaten gepflegt werden.

Diese werden unter dem Menüpunkt Objektmanagement – Stammdaten – Basisdaten im Reiter SEV gepflegt

 

·           Buchungsart

Über die Suche Funktion lässt sich eine bereits angelegte Buchungsart auswählen. Eine Neuanlage von Buchungsarten ist hier nicht möglich. Eine Direkteingabe der Nummer der Buchungsart ist ebenfalls möglich.

·           Kostenkonto

Tragen Sie hier, mit Hilfe der Such Funktion, das Gegenkonto zu den Bankbuchungen der SE-Weiterleitung ein. Eine Neuanlage eines Kontos ist hier nicht möglich.

Verwaltervertrag

Der SE Verwaltervertrag entspricht dem WEG Verwaltervertrag . Hier werden die grundsätzlichen Vertragsgrundlagen festgehalten.

Reiter Daten

·           Liegenschaft

Wählen Sie über den Suche Button die benötigte Liegenschaft aus. Die angezeigten Liegenschaften haben in der Liegenschaftsanlage alle den Haken „SEV“ gesetzt. Ohne diesen gesetzten Haken werden Ihnen diese Liegenschaften hier nicht angezeigt.

·           Beschreibung

Die Beschreibung wird mit der Auswahl der Liegenschaft automatisch übernommen.

·           Kostenstelle

Über den Suche Button kann ein bereits angelegter Kostenstelle ausgewählt und zugeordnet werden. Beachten Sie bitte, dass eine Neuanlage einer Kostenstelle hier nicht getätigt werden kann.

·           Buchungskreis

Über den Suche Button kann ein bereits angelegter Buchungskreis ausgewählt und zugeordnet werden. Beachten Sie bitte, dass eine Neuanlage eines Buchungskreises hier nicht getätigt werden kann.

·           SE - Beginn

Tragen Sie hier den Beginn der SE Verwaltung ein.

·           SE – Ende

Tragen Sie hier das Ende der SE Verwaltung ein.

·           Daten vollständig erfasst

Haken Sie die Check Box ab, wenn Sie alle Daten erfasst haben. Ohne diesen Haken wird der Vertrag behandelt, als wenn er nicht angelegt wäre. Das bedeutet, dass bei dem Vertrag auch keine Sollstellung gefahren würde. Während der Sollstellung kommt bei nicht gesetztem Haken ein Hinweis, dass der Vertrag nicht freigegeben ist.

Reiter Aufteilung

·           Flächen-Nr.

Die Flächennummer wird aus der Liegenschaftsdefinition übernommen.

·           Beschreibung

Die Beschreibung der einzelnen Flächen wird aus der Liegenschaftsdefinition übernommen.

·           Lage

Definieren Sie die Lage der Fläche (z.B. Erdgeschoß rechts oder Dachgeschoß)

·           Ausstattung

Geben Sie hier die Ausstattung der Fläche ein; gemeint ist der Übergabestatus z.B. Rohbau, veredelter Rohbau oder Vollausbau.

·           Quadratmeter

Tragen Sie die qm der Fläche hier ein. In Kombination mit dem Feld Preis/qm wird der ermittelte Wert direkt im Feld Grundmiete eingetragen. Umgekehrt, wenn Sie im Feld Quadratmeter einen Wert stehen haben und im Feld Grundmiete die Gesamtmiete eintragen, wird das Feld Preis automatisch gefüllt.

·           Stellplätze

Wollen Sie Stell- oder Garagenplätze anlegen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können Stellplätze einer bereits angelegten Fläche zuordnen, indem Sie im Feld Stellplätze die Anzahl der zugeordneten Stellplätze eingeben. Dies hat zum Nachteil, dass keine separate Vorauszahlungsposition vergeben werden kann. Der Fall kommt bei der einheitlichen Anmietung von Wohnung und Stellplatz vor. Im zweiten Fall legen Sie den Stellplatz als eigene Fläche an, tragen im Feld Quadratmeter nichts ein und im Feld Stellplatz eine 1. Somit können Sie auch eine separate Vorauszahlungsposition vergeben. Sollte Sie mehrere Stellplätze gemietet haben und Sie vergeben dafür nur eine Vorauszahlungsposition, so können Sie alle Stellplätze hier gemeinsam definieren. Geben Sie die entsprechende Zahl hier ein.

·           Menge/Einheit

Die Felder Menge und Einheit haben keinen direkten wohnungswirtschaftlichen Bezug. Sollten Sie jedoch Flächen als Lager angemietet haben, so können Sie die gelagerten Positionen hier erfassen. Auch zur Anlage besonderer Anmietungen lassen sich diese Eingabemöglichkeiten nutzen. Beispiel dafür ist die Anmietung von Antennen, Plakatflächen oder Zigarettenautomaten. Hier geben Sie dann im Feld Menge die Anzahl und im Feld Einheit per Pull Down Menü die entsprechende Stückelung an.

·           Preis/qm

Im Feld Preis / qm tragen Sie den Preis pro qm ein. Es wird dann automatisch der im Feld Quadratmeter eingetragene Wert mit dem Wert im Feld Preis / qm multipliziert und in das Feld Grundmiete eingetragen.

·           Grundstück

Im Feld Grundnummer können Sie über den Suche Button (Ball) die bereits hinterlegten Grundstücksinformationen aufrufen und eintragen lassen. Sollten Sie die Nummer bereits kennen, können Sie diese auch direkt eintragen. Damit hier Einträge vorhanden sind, müssen Sie diese im Reiter Grundstücke angelegt haben.

·           Nutzungsart

Im Feld Nutzungsart können Sie über das Pull down Menü die hinterlegten Nutzungsarten einsehen und die entsprechende (hier für Ladenlokal) übernehmen.

·           Grundmiete

Wie bereits erwähnt, wird das Feld Grundmiete automatisch gefüllt. Es funktioniert jedoch auch der umgekehrte Weg, d.h. Sie tragen im Feld Grundmiete den Betrag ein und im Feld Preis / qm wird automatisch der entsprechende Wert dargestellt.

·           Gültig von/bis

In das Feld Gültig von tragen Sie bitte das Datum ein, an welchem die Fläche in Ihre Nutzung übergegangen ist bzw. übergeht. Analog dazu können Sie, falls Sie dies bereits wissen, im Feld Gültig bis das Datum eintragen, an dem die Fläche aus Ihrer Anmietung ausscheidet.

·           Vermietbar

Ein gesetzter Haken bei der Position Vermietbar bedeutet, dass die Fläche vermietbar ist. Ohne diesen Haken hätten Sie keine Möglichkeit der Fläche einen Anmietungsvertrag zuzuordnen. Wenn dieser Haken gesetzt ist, muss auch der Haken bei Mehrvertragsfähig gesetzt sein.

·           Mehrvertragsfähig

Muss eine Fläche mehreren Verträgen zugeteilt werden sollen, so setzten Sie bitte den Haken bei Mehrvertragsfähig. Beispiele dafür sind: Im Bereich der WEG haben Sie die Sondereigentumsverwaltung einzelner Einheiten. Diese Flächen haben einen zugeordneten Eigentümervertrag und für den Mieter einen zugeordneten Mietvertrag. Somit ist die Fläche zwei Verträgen zugeordnet und der Haken muss hier gesetzt sein. Gleiches gilt analog dazu bei der gewerblichen Zwischenvermietung. Dort gibt es zu einer Fläche einen Anmietungsvertrag und einen Mietvertrag. Setzen Sie den Haken nur, wenn auch der Haken bei Vermiertbar gesetzt ist.

Reiter Grundstücke

·           Grund Nr.

In dieser Maske geben Sie bitte die Grundstücksnummer ein und bestätigen dies mit Enter.

·           Beschreibung

Anschließend geben sie eine Beschreibung des Grundstücks ein. Dies kann bei Mehrhausanlagen, wie oben ersichtlich, Straße und Hausnummer, oder auch eine Bezeichnung wie Eckgrundstück sein. Bestätigen Sie mit Enter und Sie erhalten erneut eine freie Zeile für den nächsten Eintrag.

Untereiter Grundstück

·           Straße

Straßenname und Hausnummer sind sinnvoll.

·           PLZ/Ort

Selbsterklärende Eingaben.

·           Baujahr

Tragen Sie das Baujahr des Objektes ein.

·           Quadratmeter

Tragen Sie hier die Grundstückgröße inklusive aller Nebenflächen (Rasen oder Stellplatzflächen) ein.

·           Preis/qm

Der z.B. maximal zu zahlende qm Preis inkl. Nebenkosten lässt sich hier hinterlegen. Das Feld hat nur informatorischen Wert

·           Nutzungsart

Die in den Stammdaten hinterlegten Grundstücksnutzungsarten können hier über das Pull Down Menü ausgewählt werden.

·           Summe der Flächen

Anzeige aller Flächen aller angelegten Flächen.

Reiter Strukturbaum

Der Strukturbaum ist eine Anzeige ohne die Möglichkeit einer Veränderung. Sie haben die Möglichkeit, sich zwei verschieden Sichtweisen der Grundstücke anzeigen zu lassen. Oben sehen Sie Möglichkeit über die Fläche. Ebenso ist die Sichtweise aus Grundstückssicht anzeigbar.

Reiter Zusatzfelder

In mehreren Reitern bzw. Unterreitern finden Sie den Reiter bzw. das Feld Zusatzfelder. Die hinterlegten Eingabemöglichkeiten sind von Ihnen unter Objektmanagement – Stammdaten – Zusatzfelder definiert worden. Haben Sie keine Möglichkeit Werte einzugeben, so ist die dafür notwendige Definition noch nicht gemacht worden.

Buttonleiste

Button Konten

·           Konto Nr.

Suchen Sie sich das Konto über den Suche Ball heraus. Es werden nur Konten angezeigt, die Sie vorher in den Stammdaten Standardkonten hinterlegt haben. Nach Auswahl eines Kontos werden die dazugehörigen, ebenfalls in den Stammdaten Standardkonten hinterlegten Informationen angezeigt.

·           Interne Bezeichnung

Eine Bezeichnung nur für den internen Gebrauch.

·           Bezeichnung für Auftraggeber

Diese Bezeichnung steht auf z.B. Abrechnungen, d.h. der Kunde bzw. Auftraggeber liest diese Bezeichnung.

·           Abrechnungszeitraum von/bis

Definieren Sie hier den Abrechnungszeitraum (z.B. 0101 – 31.12).

·           Umlagen Nr.

Über den Suche Ball können Sie eine in den Stammdaten Umlagen hinterlegte Umlage auswählen.

·           Details an/aus

Über den Button Details an/aus können Sie die Kopierfunktion nutzen, sinnvoll, wenn Sie einen Grossteil der hinterlegten Konten verwenden wollen.

Button Umlageschlüssel

Die in den Stammdaten Umlagen angelegten Umlagen müssen hier aktiviert werden, damit Sie in der Anmietung Gültigkeit erlangen. Dazu markieren Sie eine Umlage auf der rechten Seite, unter verfügbare Umlagen. Nach einem Doppelklick auf die markierte Umlage wird diese auf die linke Seite übernommen, unter aktivierte Umlagen. Dieser Weg funktioniert auch in umgekehrter Weise, somit können Sie eine einmal definierte aktive Umlage wieder umwandeln in verfügbare Umlage.

Mit dieser Arbeitsweise ist es möglich, für jede Anmietung ein anderes Umlageverfahren festzulegen.

Button Kostenstellen

·           KstSt

Wählen Sie über den Suche Ball aus den definierten Kostenstellen die entsprechend benötigte aus.

·           Art

Über das Pull Down Menü können Sie die Art (Unterkostenstelle oder Nebenkostestelle) auswählen. Eine Unterkostenstelle benötigen Sie, wenn eine Liegenschaft aus mehreren Gebäudeteilen besteht, die auch unterschiedlich bzw. selbständig abgerechnet werden müssen. Eine Nebenkostenstelle benötigen Sie nur, wenn eine Abrechnung von Unterkostenstellen Kosten beinhaltet, die zwei oder mehr Gebäudeteile (Unterkostenstellen) zugeordnet werden müssen.

Button Kostenstellenstruktur

Hier lassen sich Flächen zu Unter- bzw. Nebenkostenstellen zu ordnen. Beachten Sie das ALLE Flächen verteilt werden müssen wenn Sie Unterkostenstellen zuordnen. Bei der Zuordnung von Nebenkostenstellen ist dies nicht nötig.

Button Vorauszahlungspositionen

Wenn ein neuer SE - Verwaltervertrag angelegt wird, können Sie die Sollstellungspositionen über den Button „aus Standard übernehmen“ benutzen, um die in den Stammdaten Standardsollstellungspositionen hinterlegten Daten hier einzuspielen. Sie sparen sich somit ein manuelles Zuordnen der Positionen.

Natürlich ist auch eine manuelle Erfassung von Sollstellungspositionen möglich. Sollten Sie Sonderfälle haben, macht dies durchaus Sinn.

 

·           Nr.

Vergeben Sie eine lfd. Nummer. Mit F4 wird die nächste freie Nummer automatisch durch das Programm angelegt.

·           Bezeichnung

Vergeben Sie einen eindeutigen Begriff für die Sollstellungsposition.

·           Art

Über ein Pull Down Menü können Sie die Einträge Grundmiete, MwSt. oder Nebenkosten auswählen. Dabei sind Pachten, Stellflächen usw. als Grundmiete zu definieren. Hausgelder sind z.B. Nebenkosten.

·           pausch.

Setzen Sie die Check Box durch das Sezten des Hakens auf ja, so wird diese Sollstellungsposition nicht für eine Abrechnung herangezogen. Dies macht natürlich nur Sinn bei einer Sollstellungsposition der Art Nebenkosten. Bei Verträgen die sowohl pauschalisierte als auch Vorauszahlungspositionen beinhaltet, übersteuern die Konten der Pauschalen die Konten der Vorauszahlungen, falls diese in beiden Positionen angelegt sind.

·           Sollkto

Über den Suche Ball wählen Sie das Sollstellungskonto, das in der Fibu angelegt wurde aus.

·           Leerstand

Über den Suche Ball wählen Sie das Leerstandskonto, das in der Fibu angelegt wurde aus.

·           mietfrei

Dieses Feld steuert über eine Check Box ob die Sollstellungsposition ohne Mieterträge ist. Für Auswertungen der Finanzbuchhaltung macht dies Sinn; jedoch nur bei Sollstellungspositionen der Art Grundmiete. In einem Mietvertrag der z.B. die ersten drei Monate mietfrei gestellt wird, legen Sie die Sollstellungsposition Grundmiete mietfrei mit den normalen Sollstellungswerten an. Diese Position wird zum Tag der „normal“ beginnenden Sollstellung beendet. Gleichzeitig legen Sie die Position Grundmiete, ebenfalls mit den normalen Sollstellungswerten an und lassen diese zu Beginn der „normalen“ Sollstellung (also nach drei mietfreien Monaten) beginnen. Somit erhalten Sie in der Fibu über den kompletten Mietvertragszeitraum die korrekten Werte für Auswertungen. Beachten Sie bitte, dass das Leerstandskonto mit einer entsprechenden Kontonummer gefüllt sein muss.

·           Steuer

Wählen Sie über den Suche Ball den in der Fibu hinterlegten Steuerschlüssel aus. Selbstverständlich benötigen Sie nur bei mehrwertsteuerpflichtigen Sollstellungspositionen einen Steuerschlüssel.

·           SollNr

Dieses Feld korrespondiert mit den Sollstellungs- Kennzeichen, die in den Stammdaten festgelegt wurden. Über den Suche Ball wählen Sie das benötigte Kennzeichen aus.

·           Solltext

Der Sollstellungstext wird automatisch je nach Definition des Feldes SollNr. eingetragen und ist nicht editierbar.

·           Kop?

Verwenden Sie die Kopierfunktion (ja/nein) wenn Verträge mehrere Flächen beinhalten und Sie nicht alle Flächen einzeln mit den Positionen füllen wollen. Mit Setzen des Hakens wird ab der zweiten Fläche eines Vertrages die Sollstellungsposition in die Fläche ohne den Wert eingetragen.

Es muss, damit Sie später eine Abrechnung fahren können, mindestens eine Sollstellungsposition geben, die die Nebenkosten repräsentiert (Hausgeld oder Betriebskosten z.B.). Bei dieser Position müssen die Konten angelegt werden, die für die Umlagen berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie diese Zuordnung in den Stammdaten Sollstellungspositionen einmal eingepflegt haben, brauchen Sie diese hier nicht mehr zuordnen, sondern über die Funktion „aus Standard kopieren“ einlesen lassen. Ansonsten gehen Sie über den Suche Ball und legen die entsprechenden Konten an.